چگونه کارمند خوبی برای رئیستان باشید

زمان مطالعه: 8 دقیقه

آخرین به‌روزسانی در 4 تیر 1400 توسط

رییس ها قهرمان نیستند

وجود ارتباطات موثر و صحیح، همواره یکی از عوامل مهم توفیق در سازمان و اداره ها برشـمرده شـده اسـت،  تجارب نشان داده است که اگر ارتباطات صحیح در سازمان برقرار نباشد، گـردش امـور مختـل مـیشود. بدون وجود یک سیستم ارتباطی موثر وظایف مدیران و  وظایف سایر کارکنان قابل تحقق نیست. درصـورت فقـدان چنـین سیستمی امکان اداره سازمان امکان پذیر نخواهد بود . تا کنون انسانهای موفقی در محیط کاری خود دیده اید و ممکن است فکر کنید که فقط به این دلیل است که این افراد قابلیت های بیشتری برای موفقیت دارند مثل هوش زیاد، استعداد و پارتی اما چیز دیگری هم به همین اندازه اهمیت  دارد و آن  رفتار مناسب  و الگوی ارتباط موثر است.

رییس ها قهرمان نیستند

مدیران موفق بر این نظرند که رابطه رئیس و مرئوس نظیر رابطه بین والدین و کودک نیست، زیرا بار مسئولیت اداره در این رابطه نباید و نمی تواند کلاً بردوش رئیس باشد و بیشترین فشار بر کارمندان باشد. روسا نیز صرفا انسانند، هوشمندی و کمال آنها همیشه فزون تر از مرئوسین خود نیست. مدیران موثر، مدیریت را به صورت رابطه با رئیس، به عنوان بخشی از فعالیت شغلی خود می بینند. در نتیجه، آنان برای پدید آوردن یک رابطه، که با روشها و مهارتهای مفید هر دو طرف سازگار و در جهت ضروری ترین نیازهای هر یک باشد، نیرو بکار می برند. عوامل بسیاری در ارتباط بین مدیران و کارمندان  دخیل هستند  جالب آنکه نتایج تحقیقات جامعه شناسی و روانشناسی سازمانی و شغلی نشان میدهد كه آن دسته از كارمندان دفتری كه نسبت به نیازهای دیگران حساس بوده، با وجدان و وظیفه شناس باشد و در كل شخصی مطبوع به نظر برسد، بسیار كمتر از دیگران شانس ترفیع مقام خواهد داشت و دلیل این امر این است كه كارمندان مذكور، نیازهای خود را در اولویت قرار نمیدهند. ” افراد ملایم و مطبوع استعداد فراوانی در از خودگذشتگی دارند و مصالح خود را به خاطر دلخوشی دیگران به خطر می اندازند.   از آنجایی كه افراد ” خوب” تنها برای رضایت دیگران كار میكنند، معمولا وظایفی كم ارزش و پر زحمت كه هیچكس دیگر انجام نمیدهد، به آنان واگذار میشود و این عده در نهایت تنها به انجام اموری می پردازند كه در ارتقا حرفه ای آنان هیچ تاثیری ندارد.

ایده هایتان را با صدای بلند اعلام کنید

گاهی اجازه می دهیم اشتباهات دیگران موجب دردسرمان شود، در صورتیکه شاید ما نقشی در آن نداشتیم و یا فرصت بیشتری برای انجام آن فعالیت نیاز داشتیم پس بهتر است قبل از هر کاری  زمان لازم ، هزینه ها و سود زیان اهداف  کاری را بررسی کنیم  نظر خود را طوری بیان كنیم كه شخص مقابل متوجه شود كه قصد ما ارایه بهترین خدمات ممكن است و ما به همین دلیل به دنبال زمان و امكانات بیشتر هستیم .گاهی اجازه میدهیم دیگران به خاطر ایده های ما امتیاز  یا ترفیع درجه بگیرند آیا  برایتان تا كنون پیش آمده پیشنهاد جالبی را مطرح كنید و هیچ كس به آن توجهی نكند؟ و آیا متوجه شده اید كه این پیشنهاد اجرا شده و شخص دیگری از مزایای آن برخوردار شده است؟ برای جلوگیری از دزدیده شدن ایده هایتان، حتما آنها را به صدای بلند و با اعتماد به نفس بیان كنید یا آنها را به صورت مكتوب برای مقام مسئول بفرستید. اگر در جلسه ای بودید كه كسی پیشنهاد شما را از طرف خود بیان كرد، با گفتن چیزی مانند این ” به نظر میرسد كه شما هم با آنچه من قبلا گفته ام موافق هستید، متشكرم و همینجا اعلام میكنم كه در اینباره میتوانید روی كمك من هم حساب كنید.” توجه دیگران را به خود جلب كنید. 

بی دلیل معذرت خواهی نکنید

 گاهی در مواقع غیرضروری عذرخواهی  می كنیم همیشه  قبل از معذرت خواهی کمی فکر کنیم و علت بروز مشکل را کشف کنیم معذرت خواهی را برای زمانی كه واقعا خرابكاری كرده ایم نگهداریم. اگر دچار اشتباهی شدیم كه واقعا ارزش عذرخواهی داشته باشد، تنها یك مرتبه پوزش بخواهیم و سپس وارد مرحله رفع مشكل شویم. مشكل پیش آمده را به طور واقع بینانه ارزیابی كنیم و روشهایی برای رفع آن بیاندیشیم  و  همواره از جایگاه برابر با قضیه برخورد كنیم .

بی وقفه کار نکنید

گاهی بی وقفه کار میکنیم و بدون دادن استراحت به خود  به فعالیت ادامه میدهیم باید از تعطیلات خود استفاده كنیم و همچنین ناهار خوردن را فراموش نكنیم. بی وقفه كار كردن موجب میشود كه سراسیمه، بی كفایت و فاقد مهارت به نظر برسیم. این كار بازدهی ما را هم كم میكند. به گفته كارشناسان برای برخوردار بودن از حداكثر تمركز و دقت باید هر 90 دقیقه یكبار به خود استراحت بدهید.

رابطه با رئیس

اگر مدیر یک سازمان  نداند که دیگران چه درکی از او دارد، به کارآییش ضربه وارد خواهد شد. با این وجود، هر چه مقام یک مدیر در سازمان بالاتر باشد، دادن بازخورد صادقانه به او نیز سخت تر خواهد شد اینکه چگونه و چه زمان به او بازخورد بدهیم و یا انتقاد کنیم از نکات مهم در ارتباطهای سازمانی است .  باید بدانیم رابطه در اولویت است  در ارتباط با مدیران امکان دادن و گرفتن فیدبک رو به بالا همانند هر نوع بازخورد دیگر، بستگی به رابطه بین شما و ريیستان دارد. بدون داشتن اعتماد، دریافت بازخورد غیرممکن خواهد بود. قبل از آنکه بازخورد بدهید، باید مطمئن باشید که آیا رئیستان نسبت به آنچه به او خواهید گفت برداشت مثبتی خواهد داشت یا خیر. اگرمی‌دانید که مافوق شما پذیرنده بازخورد نیست یا احتمال دارد که عکس‌العمل منفی نشان دهد یا اگر روابط خوبی با هم ندارید، بهتر است چیزی نگویید. 

بی پرده حرف بزنید

اگر رئیستان روشنفکر است و با او رابطه خوبی دارید، شما موظف هستید که با او بی‌پرده سخن بگویید در هر بازخوردی باید نیت شما نیک باشد و خواست شما برای کمک به رئیستان باید جایگزین هر مساله‌ای که بین شما است شود. در صورتی که روابط بسیار خوبی دارید، دادن یک بازخورد ناخواسته کاری بسیار نابخردانه است. همانطور که دیترت می‌گوید «ارائه توصیه به مدير برای آنکه چگونه می‌توان رئیس بهتری بود دشوار است، مگر آنکه چنین کاری از شما خواسته شده باشد». حالت ایده‌آل این است که رئیستان نظر شما را خواسته باشد و به طور واضح از شما بخواهد که در قالب بازخورد، آنچه به بهبود کارآیی او کمک می‌کند را به او بگویید. ممکن است رئیس شما موضوعاتی که سعی در بهبود آن دارد را برایتان افشا نماید و از شما بخواهد به او بگویید در مورد رفتارهای خاصی که در حال کار کردن روی آن است چه نظری دارید.

زمان مناسب برای صحبت کردن با رییس

از زمان مناسب برای صحبت  با مدیر یا ریستان استفاده کنید  صحبتهای خود را در روزی با او در میان بگذارید که او در حالت روحی مناسب و از لحاظ فیزیولوژی نیز در شرایط آرامی باشد .  در یک جهان کامل، این مسوولیت بر عهده مدیران است که فضای امنی برای ارائه بازخورد ایجاد نمایند با این وجود باید دانست که این مساله در جهان واقعی همیشه اتفاق نمی‌افتد. اگر رئیستان مستقیما تقاضای بازخورد نمی‌کند، می‌توانید خودتان از او بپرسید که آیا می‌خواهد بازخورد بدهید یا خیر. آسان ترین راه برای انجام این کار، در رابطه با یک پروژه یا مشتری جدید است. می‌توانید از عباراتی مانند این استفاده کنید، «به نظر شما این موضوع میتواند کمک کننده باشه ؟»  یا «  من موضوعی به ذهنم رسیده ، آیا می‌خواهید درباره چگونگی روند پیشرفت پروژه بازخورد بدهم؟» مجددا تاکید می‌کنیم که این سوالات باید با حسن نیت پرسیده شود. از آنجایی که اساسا ريیس باید به کارمندان بازخورد بدهد، به هیچ عنوان نشان ندهید که قصد دادن بازخورد با انگیزه انتقام یا خشونت را دارید. نیت خود را در قصد کمک به رشد و ارتقاي او نشان دهید.

به اینکه اگر شما رییس بودید چه می کردید فکر نکنید

باید بر دیدگاه‌های خود تمرکز کنیدوقتی رئیستان پذیرنده بازخورد است، مقاومت در برابر این وسوسه که تصور کنید اگر در موقعیت او بودید و همه اختیارات را داشتید چه می‌کردید و چه کارهایی انجام می‌دادید مشکل است. با این وجود، بازخورد شما باید بر آنچه می‌بینید یا می‌شنوید متمرکز باشد نه اینکه اگر خودتان ريیس بودید چه می‌کردید. «بازخورد را در قالب برداشت ذهنی خود شکل دهید».بهتر است  از عباراتی مانند این استفاده شود «من متوجه شدم که شما در آن جلسه مرعوب کننده به نظر می‌رسیدید». با در میان گذاشتن دیدگاهتان، می‌توانید به رئیس خود کمک کنید تا بفهمد در نظر دیگران چگونه به نظر می‌رسد. این کار ممکن است برای رهبرانی که ارتباطی با سطوح پایین سازمان ندارند، فاقد ارزش باشد. تمرکزتان بر این مساله باشد که چگونه می‌توانید به پیشرفت او کمک کنید نه اینکه اگر رئیس بودید چه می‌کردید.

با رییس خود صادق باشد

باید روی کارهای خود تمرکز کنید  و این تمرکز بر دیدگاه خود به معنای درک محدودیت‌های نظرات خودتان است. به خاطر داشته باشید که شما فقط بخشی از تصویر کارآیی رئیس خود را می‌بینید و شاید به طور کامل متوجه مسوولیت‌های او نباشید. زیردستان اغلب درباره واقعیات مربوط به رئیس خود اطلاع کافی ندارند. بازخوردی بدهید که آنچه شما می‌بینید را منعکس کند و از حدس و گمان درباره مسائلی که او با آن مواجه است خودداری نمایید. به یاد داشته باشید که قوانین ارائه یک بازخورد خوب در اینجا هم صدق می‌کند. بازخورد شما باید صادقانه و پرمغز باشد. با یک بازخورد مثبت شروع کنید و بازخورد سازنده به همراه پیشنهادهايي برای بهبود بدهید. از تهمت زدن پرهیز کنید. افراد، نسبت به مسائل مشخص بسیار بهتر از مسائل کلی عکس‌العمل نشان می‌دهند.  بنابراین، برای اثبات نظراتتان به جزئیات بپردازید.

با رئیستان کل کل نکنید

وقتی رئیس‌تان حالت تدافعی به خود می‌گیرد گذشته از اینکه تا چه حد با دقت و هوشمندانه بازخورد خود را آماده و ارائه كرده‌اید، بسیار محتمل است که رئیس شما از بازخوردی که داده‌اید ناراحت شود یا حالت تدافعی به خود بگیرد. اگر از شما خواسته شده بود که بازخورد بدهید، باید مقاومت کنید و توضیح دهید که فقط کاری را انجام داده‌اید که از شما خواسته شده است در جواب بازخورد منفی که از رئیس خود دریافت می‌کرده‌اید به او بازخورد ندهید.فکر نکنید که اگر رئیستان درخواست بازخورد نمی‌کند به این معنی است که نمی‌خواهد آن را دریافت کند – از او بپرسید که آیا می‌خواهد نظرتان را بداند  یا خیر ؟ گاهی اوقات، تغییر شکل بازخورد می‌تواند کمک کند. دریافت بازخورد آسان‌تر خواهد بود اگر آن را در قالب آنچه برای رئیس‌تان مهم است آماده کنید می‌توانید به مواردی اشاره کنید که مثلا برخی رفتارهای خاص، رئیس‌تان را از دستیابی به اهدافش باز می‌دارد.» عکس‌العمل او را زیر نظر بگیرید تا ببینید او میل دارد چگونه رفتاری دریافت کند و چه موضوعاتی برای او خط قرمز محسوب می‌شود. شاید او دوست نداشته باشد درباره شیوه ارتباطی خودش یا کاری که برای آن تحت فشار زیادی است نظری دریافت کند. به‌جای آنکه بعد از یک عکس‌العمل منفی سعی در آرام کردن او داشته باشید از این فرصت استفاده کنید تا با او هماهنگ کنید که برای پیشرفت، انجام چه کاری مفیدتر است. فکر نکنید که از موقعیت رئیستان آگاهی کامل دارید یا آن را کاملا درک می‌کنید.

شرایط را درک کنید

قبل از آنکه صحبت کنید مطمئن شوید که رئیس‌تان پذیرنده آن صحبت است. اگر شک دارید، سکوت اختیار کنید اگر مطمئن نیستید که رئیس‌تان مایل به شنیدن بازخورد است یا اگر موضوع مساله حساسی است تقریبا همیشه بهتر است که سکوت کنید. هیچ دلیلی برای به خطر انداختن روابط کاری یا شغل شما وجود ندارد؛ مگر آنکه احساس کنید رفتار رئیس‌تان، شرکت یا واحد شما را در خطر قرار داده است. به‌جای آن، به دنبال فرصت‌هایی باشید که بازخوردهای ناشناس بدهید

دیدگاهتان را بنویسید

مشاوره رایگان مهاجرت:021 43000 021
شما در حال تماس با GO2TR هستید ۰۲۱ ۴۳۰۰۰ ۰۲۱ برای برقراری تماس دکمه زیر را فشار دهید